Co sprawia, że warto wykupić certyfikat kwalifikowany ?

Profil zaufany a certyfikat kwalifikowany

Sieć gwarantuje nieustannie wiele możliwości, za jego pośrednictwem możemy wykonać wiele spraw, również urzędowych i administracyjnych. W tym celu można głównie stosować dwa sposoby uwierzytelnienia tożsamości: osobisty profil zaufany albo certyfikat kwalifikowany.

Te dwie metody powstały do zastąpienia do tej pory stosowanego podpisu własnoręcznego. Choć nie wypierają go na stałe, dla sporej liczby osób prywatnych i właścicieli firm stosowanie elektronicznych wersji potwierdzenia tożsamości jest wygodniejsze i oszczędza znaczną ilość czasu. Warto przypomnieć, że troska o dobry wynik spraw np. urzędowych często wiąże się z wypełnianiem wielu wniosków. Zastosowanie elektronicznych sposobów umożliwia zmniejszenie czasu, który do tej pory każdy musiał przeznaczyć, aby dojechać do urzędu, przeważnie również wyczekać w kolejce, a dopiero potem załatwić potrzebne sprawy. Dzięki profilowi zaufanemu i elektronicznemu certyfikatowi kwalifikowanemu, te same formalności można wypełnić bez wychodzenia z mieszkania.

Co lepsze? Profil zaufany czy podpis ?

Od razu warto podkreślić, że certyfikat kwalifikowany daje więcej możliwości w porównaniu do profilu zaufanego. Zastanawiając się nad profilem zaufanym, a podpisem elektronicznym warto najpierw pomyśleć, w jaki sposób będziemy go wykorzystywać. Profil zaufany można stosować zaledwie w celu zatwierdzania dokumentów urzędowych  np. do kontaktu z ePUAP, ZUS albo CEIDG. Elektroniczny certyfikat ma natomiast szersze funkcje, co sprawia, że spora część właścicieli firm go preferuje. Osobisty elektroniczny podpis jest wszechstronny i potwierdza każdy plik, jaki można było dotąd podpisywać ręcznie. To oznacza, że oprócz spraw z urzędu przez elektroniczny podpis podpiszemy także m.in. e-malie, umowy lub kontrakty ze wspólnikami biznesowymi.

Znaczącą różnicą pomiędzy profilem zaufanym, a podpisem kwalifikowanym jest to, że pierwszy z nich jest całkowicie bezpłatny, z kolei za certyfikat kwalifikowany trzeba zapłacić. Biorąc jednak pod uwagę jego szersze zastosowanie, warto rozważyć zakup. Kwalifikowany podpis będzie ważny na okres roku, dwóch, lub trzech lat, a po upływie tego czasu można go bez problemu odnowić. Profil zaufany również ma swój odnawialny termin ważności do 3 lat.

Jeśli ktoś wymaga tylko kontaktu z urzędem i administracją, profil zaufany okaże się całkowicie wystarczający. Z kolei e-podpis jest normą w biznesie. Pomimo kosztów  – stosunkowo niewielkich, rozkładając cenę na cały czas aktywności podpisu – jego wykorzystanie jest tak przydatne, że w co raz większej ilości firm stanowi bazę efektywnego działania w firmie. Dlatego, że elektroniczny podpis tworzony z wykorzystaniem współczesnych udoskonaleń technicznych, zapewniających sprawdzone bezpieczeństwo.

Plusy posiadania podpisu kwalifikowanego

Obok identycznego wykorzystania, jakie oferuje profil zaufany, e-podpis  pozwala także regulowanie wielu innych dokumentów. Dla przykładu poprzez osobisty podpis kwalifikowany między innymi można sygnować i składać deklaracje i sprawozdania do KRS oraz w systemie Płatnik, JPK, czyli Jednolity Plik Kontrolny, zatwierdzać umowy lub brać udział w przetargach i aukcjach elektronicznych. Obok tego pozwala na sygnowanie faktur oraz Jednolitych Europejskich Dokumentów Zamówienia. To tylko parę przykładów. Elektroniczny certyfikat służy sygnowaniu wszystkich ważnych dokumentów i ma taką samą prawną moc co odręczny podpis.

Jak zdobyć certyfikat kwalifikowany?

Osobiste e-podpisy sprzedawane są przez certyfikowanych dostawców przez Narodowe Centrum Certyfikacji. Jednym z szczególnie popularnych jest certyfikat Eurocert. Aby uzyskać osobisty e-podpis trzeba wykupić w jednym ze sklepów partnerskich Eurocert zestaw zawierający niezbędny sprzęt i oprogramowanie, przy okazji wskazując, jak długo okres ważności certyfikat jest nam niezbędny. Po uzyskaniu kompletu, trzeba zainstalować oprogramowanie obsługujący podpis na wybranym komputerze, po czym umówić się na spotkanie w siedzibie partnera sprzedaży, w którym odpowiedzialny pracownik potwierdzi tożsamość nabywcy. Tylko to sprawi, że certyfikat będzie aktywowany i dobry do użycia. Spotkanie w siedzibie nie zajmuje więcej niż 15-20 minut i trzeba na nie zabrać dokument tożsamości oraz fakturę zakupu elektronicznego podpisu kwalifikowanego.

Jak używać certyfikatu kwalifikowanego?

Od momentu instalacji programu na wybranym komputerze oraz aktywacji certyfikatu kwalifikowanego, przez potwierdzenie tożsamości, można używać podpisu bez ograniczeń. Praca na kartach programu nie powinna powodować najmniejszego kłopotu. Wystarczy włączyć czytnik,  włożyć kartę, a potem przez oprogramowanie prostą funkcją „podpisz” wstawić na wybrany plik elektroniczny podpis, posługując się dostępnymi możliwościami formatu.

Choć certyfikat kwalifikowany używany jest często między  przedsiębiorstwami, jest on tak samo dostępny dla osób prywatnych. Taki certyfikat kwalifikowany zagwarantuje całkowite bezpieczeństwo i poprawność dokumentów zawartych z firmami, urzędami albo osobami prywatnymi.

Podpis elektroniczny